Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, khi Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện thì phải làm hồ sơ điều chỉnh Giấy phép hoạt động tại Cơ quan cấp phép.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng quy định là bước không thể bỏ qua. Tuy nhiên trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ các loại giấy tờ cần thiết trong hồ sơ. Điều này dễ dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý, làm gián đoạn hoạt động của Văn phòng đại diện.
Trong bài viết dưới đây, DVL Lawfirm sẽ chia sẻ chi tiết về hồ sơ khi thay đổi địa chỉ trụ sở Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam trong hai trường hợp cụ thể.
– Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở trong một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc trong khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý.
Hồ sơ thay đổi bao gồm:
- Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở mới của Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Đăng ký kinh doanh bên cho thuê; quyết định xây dựng tòa nhà…;
- Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trình tự và thủ tục thay đổi Giấy phép Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi người đứng đầu Văn phòng đại diện, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ 01 bộ hồ sơ tới Cơ quan cấp phép.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép điều chỉnh hoặc không điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không điều chỉnh phải có văn bản nêu rõ lý do.
– Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện từ một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý đến một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác hoặc khu vực địa lý thuộc phạm vi quản lý của một Ban quản lý khác
Thương nhân nước ngoài làm thủ tục Cấp lại Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện.
Hồ sơ cấp lại gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện gửi Cơ quan cấp Giấy phép nơi chuyển đi;
- Bản sao Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp;
- Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao hợp đồng thuê địa điểm làm trụ sở mới của Văn phòng đại diện;
- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Đăng ký kinh doanh bên cho thuê; quyết định xây dựng tòa nhà…;
Trình tự và thủ tục cấp lại Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện
- Thương nhân nước ngoài thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện tại nơi chuyển đi. Quá thời hạn nêu trên, thương nhân nước ngoài phải thực hiện thủ tục cấp mới Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thương nhân nước ngoài nộp 01 bộ hồ sơ đến Cơ quan cấp Giấy phép.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện. Trường hợp không cấp lại phải có văn bản nêu rõ lý do.
Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở, Văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo đúng quy định pháp luật. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác không chỉ giúp tiết kiệm thời gian xử lý mà còn hạn chế rủi ro bị yêu cầu bổ sung. Đồng hành cùng đơn vị tư vấn pháp lý uy tín sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát chặt chẽ và hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng quy định.
Với đội ngũ nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý và thuế doanh nghiệp, DVL Lawfirm sẵn sàng là đơn vị uy tín, đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc:
- Tư vấn, rà soát thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.
- Hỗ trợ doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế, cập nhật thông tin đăng ký thuế và hóa đơn điện tử.
- Tư vấn các vấn đề pháp lý, hợp đồng, giấy phép phát sinh liên quan sau khi thay đổi địa chỉ.
- Đại diện khách hàng thực hiện, giải quyết những vướng mắc về thuế trong quá trình chuyển trụ sở.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một đơn vị pháp lý chuyên nghiệp để xử lý nhanh chóng và chính xác các thủ tục về thuế khi thay đổi địa chỉ trụ sở, hãy liên hệ với DVL Lawfirm để được tư vấn kịp thời và hiệu quả.
_________________________
Về DVL Lawfirm:
Công ty Luật TNHH Davilaw (viết tắt là DVL Lawfirm) là một trong những hãng luật hàng đầu tại Việt Nam, chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn pháp lý đầu tư, đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư, và giải quyết tranh chấp thương mại.
DVL Lawfirm có mạng lưới các đối tác rộng và có mối quan hệ chặt chẽ với các Bộ, ngành và chính quyền địa phương, các tổ chức quốc tế, các hiệp hội ngành nghề tại Việt Nam.
DVL Lawfirm cung cấp các dịch vụ pháp lý chuyên sâu sau:
- Tư vấn đầu tư & pháp lý doanh nghiệp: Hỗ trợ thành lập, tái cấu trúc công ty; tư vấn M&A; tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp FDI, đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam.
- Giải quyết tranh chấp & tranh tụng: Đại diện khách hàng tại tòa án và trọng tài thương mại trong các vụ tranh chấp hợp đồng, lao động, thương mại…
- Đấu thầu & hợp đồng: Tư vấn pháp lý về đấu thầu; đấu thầu các dự án PPP; soạn thảo hợp đồng đầu tư – thương mại…
- Sở hữu trí tuệ & công nghệ: Đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, xử lý vi phạm bản quyền, tư vấn hợp đồng chuyển nhượng công nghệ – dữ liệu số.
- Luật lao động & thuế doanh nghiệp: Tư vấn và xử lý tranh chấp lao động, soạn thảo hợp đồng lao động, tư vấn thuế doanh nghiệp.
- Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp đặc biệt: Luật sư nội bộ theo gói tháng/quý/năm, kiểm tra pháp lý toàn diện (legal health check), hỗ trợ doanh nghiệp vận hành đúng luật.
Vì sao nên chọn DVL Lawfirm?
- Đội ngũ luật sư & chuyên gia hàng đầu
- Dịch vụ pháp lý linh hoạt & chuyên sâu
- Cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối
- Hỗ trợ khách hàng 24/7, đồng hành lâu dài
DVL Lawfirm – nhà cung cấp dịch vụ pháp lý, đối tác chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển bền vững!