Hiện nay khi thực hiện hoạt động đấu thầu, không ít doanh nghiệp mắc phải những lỗi sai phổ biến khiến cho hợp đồng trở thành điểm yếu thay vì là công cụ bảo vệ quyền lợi. Tuy nhiên, không phải ai cũng nhận ra những lỗi này từ sớm để kịp thời điều chỉnh và phòng ngừa rủi ro phát sinh sau khi trúng thầu.
Bài viết dưới đây của DVL Lawfirm sẽ điểm mặt những lỗi phổ biến nhất trong hợp đồng đấu thầu, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và đảm bảo quá trình thực hiện dự án diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật.
Về giao kết hợp đồng
– Doanh nghiệp cần hiểu rằng quá trình giao kết hợp đồng trong đấu thầu bắt đầu ngay từ khi doanh nghiệp nộp hồ sơ dự thầu bày tỏ nguyện vọng được ký kết hợp đồng với chủ đầu tư.
- Quá trình đấu thầu đòi hỏi cả chủ đầu tư và nhà thầu phải nghiêm túc tuân thủ các quy định. Chủ đầu tư có trách nhiệm thực hiện đúng, đủ quy trình. Nhà thầu phải ràng buộc trách nhiệm dự thầu bằng bảo đảm dự thầu và trách nhiệm thực hiện hợp đồng bằng bảo đảm thực hiện hợp đồng (trừ đấu thầu tư vấn).
- Hai thứ cốt yếu của quá trình đấu thầu là hồ sơ mời thầu – văn bản thể hiện tất cả các yêu cầu của chủ đầu tư, và hồ sơ dự thầu – văn bản thể hiện tất cả các nội dung chào của nhà thầu.
– Khi đi dự thầu, doanh nghiệp cần hiểu rõ yêu cầu của chủ đầu tư.
- Trường hợp chưa rõ thì phải thực hiện quyền đề nghị chủ đầu tư làm rõ. Chủ đầu tư có thể tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trực tiếp giải thích cho tất cả các nhà thầu tham gia yêu cầu của mình hoặc gửi văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu đến tất cả các nhà thầu tham gia.
- Tuyệt đối tránh tình trạng “hiểu lờ mờ” hồ sơ mời thầu dẫn đến ảnh hưởng đến chất lượng của hồ sơ dự thầu.
– Nội dung hồ sơ dự thầu là không được thay đổi kể từ sau thời điểm đóng thầu. Có nghĩa là sau thời điểm đó, việc thay đổi bất kỳ nội dung nào của hồ sơ dự thầu, kể cả thư giảm giá, là vi phạm pháp luật.
- Có thể được làm rõ hồ sơ dự thầu (chỉ đối với nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ) theo yêu cầu bằng văn bản của bên mời thầu, tuy nhiên việc làm rõ này không được làm thay đổi bản chất của hồ sơ dự thầu, không được làm thay đổi giá dự thầu.
- Quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu của nhà thầu cần được thực hiện thật tỉ mỉ, chu đáo. Đặc biệt lưu ý không để xảy ra lỗi trong hồ sơ pháp lý, không để xảy ra tình trạng vi phạm điều kiện tiên quyết của hồ sơ mời thầu. Đảm bảo đầy đủ:
- Tính hợp lệ của đơn dự thầu: Đơn dự thầu phải được điền đầy đủ và có chữ ký của người đại diện hợp pháp của nhà thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;
- Có một trong các loại giấy tờ hợp lệ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định thành lập; Giấy đăng ký hoạt động hợp pháp; chứng chỉ chuyên môn phù hợp;
- Số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ đề xuất kỹ thuật;
- Các phụ lục, tài liệu kèm theo hồ sơ dự thầu.
Hồ sơ chính thuộc hồ sơ dự thầu
– Hồ sơ năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính và kinh nghiệm
- Gồm các tài liệu giới thiệu doanh nghiệp, quá trình hoạt động, kinh nghiệm hoạt động trong các lĩnh vực, số lượng nhân sự, cơ sở vật chất–kỹ thuật, báo cáo tài chính được kiểm toán qua các năm.
- Nếu chưa có báo cáo tài chính được kiểm toán thì có thể là tờ khai tự quyết toán thuế đã có xác nhận của cơ quan thuế hoặc biên bản kiểm tra quyết toán thuế.
- Đây là hồ sơ mà doanh nghiệp nào cũng cần có để quảng bá hoạt động của mình. Thông thường, hồ sơ này luôn được các doanh nghiệp chuẩn bị sẵn sàng, cập nhật thường xuyên để đến khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu không tốn thời gian cho loại hồ sơ này nữa.
– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật
- Đây chính là giải pháp kỹ thuật để thực hiện một gói thầu cụ thể. Đối với gói thầu tư vấn, đó là phần trình bày về giải pháp, phương pháp luận, bố trí nhân sự … để thực hiện nhiệm vụ tư vấn nêu trong điều khoản tham chiếu (TOR) của hồ sơ mời thầu.
- Đối với đấu thầu mua sắm hàng hóa, đó là nội dung đề xuất kế hoạch thực hiện, chứng minh tính đáp ứng của hàng hóa được chào so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu …
- Đối với đấu thầu xây lắp, đó là những giải pháp kỹ thuật, giải pháp thi công, biện pháp bảo đảm chất lượng, bố trí nhân lực … để hoàn thành công trình theo yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu.
– Hồ sơ đề xuất tài chính
- Hồ sơ đề xuất tài chính phải được thực hiện thống nhất với hồ sơ đề xuất kỹ thuật. Lưu ý: trong trường hợp có sự khác biệt giữa hai hồ sơ này thì hồ sơ đề xuất kỹ thuật được coi là căn cứ điều chỉnh hồ sơ đề xuất tài chính.
- Hồ sơ dự thầu bị loại nếu có lỗi số học (phép tính cộng, trừ, nhân, chia không chính xác) với tổng giá trị tuyệt đối lớn hơn 10%; có sai lệch (ví dụ: sai lệch về phạm vi cung cấp …) có tổng giá trị tuyệt đối lớn hơn 10%. Giá dự thầu phải thể hiện được đúng yêu cầu đối với từng hình thức hợp đồng đã nêu ở trên.
Về quyền kiến nghị
– Các quy định về quyền kiến nghị của nhà thầu được đề cập đến trong Luật Đấu thầu 2013. Đây là một trong những quy định tiên tiến nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong đấu thầu. Kiến nghị trong đấu thầu là việc nhà thầu, nhà đầu tư tham dự thầu đề nghị xem xét lại kết quả lựa chọn nhà thầu, kết quả lựa chọn nhà đầu tư và những vấn đề liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư khi thấy quyền, lợi ích của mình bị ảnh hưởng.
– Có hai loại kiến nghị: (1) kiến nghị về các vấn đề liên quan trong quá trình đấu thầu (ví dụ: kiến nghị về các lỗi trong hồ sơ mời thầu, về thời gian thực hiện của chủ đầu tư …); (2) kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu.
– Quy trình giải quyết kiến nghị trong đấu thầu gồm 3 cấp: (1) xử lý của bên mời thầu, (2) trường hợp bên mời thầu không giải quyết được thì xử lý của chủ đầu tư, (3) trường hợp chủ đầu tư không giải quyết được thì xử lý của người có thẩm quyền. Đối với kiến nghị về kết quả lựa chọn nhà thầu thì người có thẩm quyền lập Hội đồng tư vấn giải quyết kiến nghị. Nhà thầu nếu thấy không thỏa mãn có thể đưa vụ việc ra Tòa kinh tế.
– Điều kiện để xem xét, giải quyết một kiến nghị:
- Kiến nghị phải là của nhà thầu gửi đến chủ đầu tư dự án, nhà đầu tư gửi đến bên mời thầu hoặc người có thẩm quyền.
- Đơn kiến nghị phải là có chữ ký của người ký đơn dự thầu hoặc đại diện hợp pháp của nhà thầu, được đóng dấu.
- Thời gian nhận được đơn kiến nghị về các vấn đề liên quan đến quá trình đấu thầu: trước khi có thông báo kết quả đấu thầu. Thời gian nhận được đơn kiến nghị về kết quả đấu thầu: 10 ngày kể từ ngày có thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Nội dung kiến nghị chưa đưa ra tòa.
- Nộp đủ chi phí cho Hội đồng tư vấn giải quyết kiến nghị nếu là kiến nghị liên quan đến kết quả lựa chọn nhà thầu. Trường hợp nhà thầu có kiến nghị được kết luận là đúng thì chi phí này được hoàn trả cho nhà thầu.
Về chủ thể ký kết hợp đồng
– Hợp đồng phải được ký kết giữa chủ đầu tư và nhà thầu trúng thầu.
– Trong nhiều trường hợp các ban quản lý dự án chỉ có nhiệm vụ giúp việc chủ đầu tư (căn cứ quyết định thành lập ban quản lý dự án) thực hiện dự án, trong đấu thầu đảm nhận vai trò Bên mời thầu, không đủ tư cách ký kết hợp đồng theo quy định.
– Lưu ý: nhà thầu liên danh là việc hai hoặc nhiều doanh nghiệp hình thành liên danh (chú ý: không phải là liên doanh có tư cách pháp nhân) hội tụ những năng lực, kinh nghiệm khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu của gói thầu.
- Khi đó, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo quy định trong văn bản thỏa thuận liên danh.
- Phải có văn bản thỏa thuận liên danh đảm bảo tính hợp lệ: trong thỏa thuận liên danh phải phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn, khối lượng công việc phải thực hiện và giá trị tương ứng của từng thành viên trong liên danh, kể cả người đứng đầu liên danh và trách nhiệm của người đứng đầu liên danh, chữ ký của các thành viên, con dấu (nếu có).
- Hợp đồng phải được ký kết giữa chủ đầu tư với tất cả các thành viên tham gia liên danh.
Trong đấu thầu, một hợp đồng tưởng chừng đã hoàn chỉnh vẫn có thể tiềm ẩn nhiều “bẫy pháp lý” nếu thiếu cẩn trọng trong soạn thảo và rà soát. Những lỗi nhỏ có thể kéo theo hệ lụy lớn: từ chậm tiến độ, phát sinh chi phí đến tranh chấp pháp lý phức tạp. Chủ động nhận diện và phòng tránh sai sót trong hợp đồng chính là nền tảng giúp doanh nghiệp vững vàng trong mọi thương vụ.
Với đội ngũ chuyên gia pháp lý giàu kinh nghiệm, DVL Lawfirm cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện trong lĩnh vực đấu thầu và hợp đồng, bao gồm:
– Tư vấn pháp lý về đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư có sử dụng đất
– Đấu thầu dự án PPP (hợp tác công – tư)
– Soạn thảo, đàm phán, rà soát hợp đồng kinh tế, hợp đồng đầu tư
– Giám sát thực hiện hợp đồng dự án
Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị có năng lực pháp lý vững vàng, từng tham gia nhiều dự án đấu thầu, hãy liên hệ ngay với DVL Lawfirm để được hỗ trợ toàn diện từ bước chuẩn bị hồ sơ đến triển khai hợp đồng.
_________________________
Về DVL Lawfirm:
Công ty Luật TNHH Davilaw (viết tắt là DVL Lawfirm) là một trong những hãng luật hàng đầu tại Việt Nam, chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn pháp lý đầu tư, đấu thầu lựa chọn nhà đầu tư, và giải quyết tranh chấp thương mại.
DVL Lawfirm có mạng lưới các đối tác rộng và có mối quan hệ chặt chẽ với các Bộ, ngành và chính quyền địa phương, các tổ chức quốc tế, các hiệp hội ngành nghề tại Việt Nam.
DVL Lawfirm cung cấp các dịch vụ pháp lý chuyên sâu sau:
- Tư vấn đầu tư & pháp lý doanh nghiệp: Hỗ trợ thành lập, tái cấu trúc công ty; tư vấn M&A; tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp FDI, đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam.
- Giải quyết tranh chấp & tranh tụng: Đại diện khách hàng tại tòa án và trọng tài thương mại trong các vụ tranh chấp hợp đồng, lao động, thương mại…
- Đấu thầu & hợp đồng: Tư vấn pháp lý về đấu thầu; đấu thầu các dự án PPP; soạn thảo hợp đồng đầu tư – thương mại…
- Sở hữu trí tuệ & công nghệ: Đăng ký bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, xử lý vi phạm bản quyền, tư vấn hợp đồng chuyển nhượng công nghệ – dữ liệu số.
- Luật lao động & thuế doanh nghiệp: Tư vấn và xử lý tranh chấp lao động, soạn thảo hợp đồng lao động, tư vấn thuế doanh nghiệp.
- Dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp đặc biệt: Luật sư nội bộ theo gói tháng/quý/năm, kiểm tra pháp lý toàn diện (legal health check), hỗ trợ doanh nghiệp vận hành đúng luật.
Vì sao nên chọn DVL Lawfirm?
- Đội ngũ luật sư & chuyên gia hàng đầu
- Dịch vụ pháp lý linh hoạt & chuyên sâu
- Cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối
- Hỗ trợ khách hàng 24/7, đồng hành lâu dài
DVL Lawfirm – nhà cung cấp dịch vụ pháp lý, đối tác chiến lược đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển bền vững!